甚至比Excel还好用?WPS这几项功能真香
分类:软件教程
时间:2023-11-21 22:13:02
[PConline 技巧]作为一名财务工作者,平时经常要和Excel打交道,但在很多细节方面,Excel却做得并不到位。前不久,一次偶然的机会试用了一下国产WPS软件,发现它的很多细节设计远比Excel精细。接下来,我们就一起看一看吧!
1.货币单位转换
财务工作中常要接触大额数字,特别是将这些数字放进报表时,往往要进行单位转换(比如换算成“万”、“百万”等)。通常的操纵是将原值/10000,然后手工添加单位后缀,不过WPS却可以一步完成这类操纵。
选中要转换的数字,按下Ctrl+1进进单元格属性,点击“特殊”→“单位:万元”,即可看到转换选项。目前WPS支持两种单位转换,分别是传统的万、百万、千万、亿,以及财务职员喜欢的万元、百万元、千万元、亿元。点击合适的单位后,数字就会自动完成转换。
除了上面这种手动转换,在WPS中还有一项智能转换机制。在状态栏临时统计区,软件可以智能完成数字转换。比如当我们选取一个比较大的数值后,WPS会自动转成一个更轻易阅读的单位,这一点对于财务职员来说,也是十分受用的。
2.中文大写货币转换
除了单位转换外,大写数字也是财务职员平时用得比较多的一项功能。和Excel的“直转”不同,财务工作中所需的转换往往会涉及到圆、角、分,这也是平时Excel做得比较吃力的一个地方。WPS对于此项功能是通过一项“人民币大写”转换完成。选中需要转换的数字,按下Ctrl+1进进单元格属性,再点击“特殊”→“人民币大写”,即可换算成我们所熟悉的中文大写货币。
3.聚光灯
平时碰到一些大表时,总会有看错行的时候,而我们所能做的也仅仅是仔细……仔细……再仔细。但在WPS中,一项“聚光灯”功能却能轻而易举解决这个困难。“聚光灯”位于状态栏左侧,就是那个类似于俄罗斯方块的小图标。点击后,单元格所在行列会自动呈现出高亮效果,无论是行列对照,还是区域对照,这下子就彻底变得清楚了。
4.护眼模式
对于财务职员来说,天天对着屏幕工作七八个小时是常事。护眼模式是WPS里的一项小功能,可以瞬间让整个编辑区变成省眼的豆绿色。效果也是十分明显的,现在放工时,眼睛终于不再酸酸的了。
5.计算所得税
财务工作中一项比较重要的内收留,就是计算所得税。这里的所得税既包含个人所得税,也包含年终奖所得税。一般来说,计算所得税总是非常繁琐的,特别是由于税法的变更,有时还要修改里面的公式。不过在WPS中,一组所得税公式已经内嵌到“公式”→“插进函数”→“常用公式”里。只要进进面板点击要使用的公式,输进原始数据,就能快速求出所得税金额。值得一提的是,WPS还比较贴心地在这里设置了新老两个版本(对应于2019年税改前后),以方便不同需求的用户选用。
6.直观错误提示
日常工作中,最让人头疼的就是公式出错了,通常软件呈现给我们的,都是类似于“#DIV/0!”、“#VALUE!”这样令人费解的答案。而WPS一个贴心之处,就在于它会在每个错误项的下方,都给出一个简单的视频讲解。公式挠头时看一看,没准会事半功倍哟!
7.一键天生工资条
在一些大型单位里,天生工资条总是会令财务职员头疼。虽说现在的财务软件大多支持工资条天生,可往往都有一些限制。在WPS中,一项智能工资条功能却能轻而易举解决这个困难。这项功能位于“会员专享”→“更多”→“文档助手”→“财务助手”,使用时首先选择工资表表头,然后点击“天生工资条”,即可一键天生全体员工的工资条。而且这项功能并非会员用户专享,尽对的良心推荐。
8.拒尽天生重复项
录进长表格时,最怕的就是碰到重复值了。在Excel中,我们可以通过数占有效性对其进行控制,但操纵过程比较繁琐。而在WPS中,只要简单地使用“数据”→“重复项”→“拒尽录进重复项”即可完成相关设置。设置完成后,一旦录进中出现重复值,表格将自转动出提醒,大幅降低重复录进所带来的困扰。
9.自动更新股票信息
很多大型公司报表,都要引进本企业的最新股票信息(比如收盘价、市盈率等)。而这一步往往都是由财务职员手工完成,费时费力。在WPS中,我们只要填写好股票代码,点击“数据”→“股票”,即可快速天生相关字段。而且这里的数据都是实时更新的,可以大幅降低手工更新带来的麻烦。
10.权限控制
财务工作中,权限控制是经常用到的一项操纵。特别是在多部分填写时,一套恰当的权控可以保证原始表格不会遭到意外覆盖。WPS的权控是通过“审阅”→“答应用户编辑区域”完成,首先点击“新建”按钮将标题修改为部分名称,然后使用“引用单元格”设置该部分的可编辑区域,接下来点击“区域密码”为该部分设置密码。之后以此类推,完成其他部分的设置。最后点击“审阅”→“保护工作表”使权控生效,再将表格分发给相关部分即可。
11.多人协同
除了权限控制,在WPS中还有一项比较亮眼的功能,这就是文档云协同。与传统表格不同,云表格固然运行在WPS框架内,却是一份完完整整的云文档。除了具备WPS的尽大多数功能外,它的一大亮点,是可以同时支持多人操纵,并且每个人都能实时看到他人操纵的结果。
协同操纵是由表格右上角的“分享”按钮实现的,可以分别通过手机、微信、二维码,或者邀请链接的形式分发给其他人。协同邀请支持权控,也可以由用户自行指定链接有效期。同时,云文档还提供了一套非常完善的历史回溯机制,分分钟就能退回之前版本,这也是比较招财务职员喜欢的一项功能吧。
写在最后
除此之外,WPS还在文档、表单、手机互联等方面有着不错的设计。除了方便以外,这些功能大多可以与WPS的其他模块搭配使用。作为一家多年来一直与微软抗衡的国产软件公司,这样的设计是不是也更值得我们支持呢!
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